为加强和改进新形势下公安档案工作，根据《江苏省档案数字化安全保密管理规定》（常公局〔2017〕124号），分局制定了《常州市公安局金坛分局数字档案室建设规划》，请认真执行。

特此通知。

附件：《常州市公安局金坛分局数字档案室建设规划》

常州市公安局金坛分局

2018年8月10日

（此件公开发布）

附件

常州市公安局金坛分局数字档案室建设规划

为全面推进全区公安机关数字档案室建设，大力提升档案信息化管理水平，根据市局部署要求，结合分局工作实际，特制定如下实施方案：

一、把握总体要求

（一）统一思想认识。开展数字档案室建设是推动档案信息化发展的必然要求，也是实现档案工作转型升级的重要标志。但由于档案信息系统尚未实现与办公自动化系统和相关业务系统对接，存在数字档案资源建设不到位、共享利用程度不高等问题，对此务必引起高度重视，采取有力措施加以改进和完善。

（二）理清工作思路。要按照市局实施现代警务发展战略决策部署，主动适应公安大数据建设发展要求，把数字档案室建设作为当前和今后一项重点任务，坚持统筹规划、分步实施，坚持问题导向、补齐短板，坚持目标引领、项目攻坚，坚持实践创新、注重实效，全面实施数字档案室建设工程，大力提升公安档案信息化管理水平，更好地发挥公安档案在服务决策、服务实战、服务民生中的作用。

（三）明确目标任务。2019年，分局创建5A级数字档案室，结合五星级档案室创建工作，全面推开创建工作，力争全面完成5A级数字档案室创建任务，巩固创建成果，完善工作机制，提升管理水平。

二、落实重点措施

（一）扎实开展室藏档案数字化工作。传统载体档案数字化是数字档案室建设的重要环节。要严格按照档案数字化技术规范和安全保密管理的一系列规定，开展传统载体档案数字化加工，全面完成保管期限为永久和长期（30年）文书档案、照片档案、录音录像档案、实物档案和会计档案财务会计报告的数字化转换任务；有计划、有步骤地开展保管期限为永久和长期（30年）专业（业务）档案数字化加工工作。对文书档案中上级公安机关非涉密文件，本级公安机关未行文转发的，可不进行数字化加工。

（二）积极推进电子文件收集归档。电子文件在线归档是数字档案室的重要标志。要加快落实全市公安档案信息系统与办公自动化系统、警务基础平台对接工作，尽快熟悉系统对接平台的操作和利用，尽早实现电子文件在线归档。对其他电子文件，应当及时全面收集归档。要积极推进电子签章、电子签名系统建设应用，保证归档电子文件的真实性、完整性、有效性。

（三）切实加强档案数据库建设。要建立全部档案的目录数据库，电子文件和纸质档案数字化副本的全文数据库，以及音视频、照片档案的多媒体数据库。要将全文数据、多媒体数据与档案目录有效挂接，加强档案数据质量检查，确保电子全文、档案实体与档案目录一一对应，全面提升查全率、查准率。

（四）努力提高数字档案服务效能。实现档案信息共享利用是数字档案室建设的根本目的。要建立网上陈列室，反映本单位发展历程、重要成果和主要荣誉，服务过硬队伍建设。完善档案工作专栏，及时发布档案工作制度规范、数字档案编研成果和工作信息，发挥宣传、指导和交流作用。

（五）严格落实数字档案资源安全管理措施。档案安全是档案工作的底线。对涉密数字档案按照国家保密规定，实行计算机单机版管理，不得与非涉密网络连接，确保信息安全。对未标注密级但内容敏感的文件材料，应当按照内部文件进行管理。要建立数字档案安全保管和备份机制，对数字档案实行三套保存，一套提供利用，一套封存保管，一套异地备份。

（六）持续强化档案信息化基础保障。要加强档案库房管理现代化建设，实现库房温湿度数据实时采集、监控，库房安防监控实时记录、自动报警，并与档案信息系统进行对接，提升实体档案的信息化管理水平。各单位要配备数码相机、高速扫描仪、刻录机、大容量移动硬盘等数字档案收集、存储、管理必需的硬件设备及相关软件。

（七）建立健全数字档案管理制度。要制定电子文件归档范围和保管期限表，或在原文件材料归档范围和保管期限表中增加电子文件相关内容，建立健全电子文件收集、归档制度。要健全完善数字档案质量检查、安全管理、查询利用等工作制度，确保数字档案真实可靠、有序利用。对2017年度后形成的“六类”专业（业务）档案数字化加工工作与纸质档案归档工作同步进行，在每年6月底前完成上一年度档案数字化加工和归档工作。

三、强化组织推动

（一）加强领导、落实保障。要将数字档案室建设纳入年度重点工作，成立由分管局领导牵头的工作专班，尽可能在人力、物力、财力等方面给予保障，确保创建工作目标任务按期完成。

（二）统筹规划、整体推进。分局办公室要加强工作统筹，及时向市局档案处报备创建工作计划。各单位要本着紧前不紧后的原则，细化工作方案，列出任务清单，明确责任部门、完成时限，序时推进创建工作。

（三）强化协作、增强合力。要强化上下联动，分局办公室要加强组织协调、面上指导和业务培训，重点在档案信息化建设等方面提供支撑。要强化部门联动，办公室、指挥中心、政治处、治安大队等部门分工负责、密切配合，形成合力。要强化内外联动，主动与武进区档案局对接，加强沟通协调，争取指导支持。

（四）注重总结、完善机制。分局办公室要坚持边建设、边应用、边提高，及时总结推广数字档案室建设的典型经验和创新做法，对工作成绩突出的集体和个人予以表彰奖励。