机关各部门：

　　为了依法做好我街道的档案建设工作，规范档案管理，更好地利用和开发街道档案资源，现将档案管理有关制度明确如下：

　　一、文件材料归档制度

　　1、归档范围

　　凡是本街道在公务活动中形成的，记录和反映街道重点工作、重大活动、重要会议等情况，具有查考和利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式、载体的文件材料，均属收集归档范围。

　　2、归档要求

　　（1）凡属归档范围的文件材料由各部门兼职档案员负责收集、整理后，移交街道综合档案室统一管理，任何部门或个人不得私自保留文件资料。各部门向档案室移交档案时，必须填写好清单，办好移交手续。综合档案室应派人指导归档工作。

　　（2）归档的文件材料必须系统、齐全、完整，并签署完备，准确地反映工作活动的过程和结果。

　　（3）归档的文件材料应为原件，并且纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸等不耐久的书写材料，一律用碳素或蓝黑墨水，载体材料要有利于长期保存。

　　（4）由外出参观学习、考察和参加各种会议的工作人员带回的文件材料，必须办理统一收文登记编号后，再进行使用。

　　（5）归档文件按照文件材料的有机联系，区分保管期限，分类整理。整理工作应建立在文档一体化管理基础上，采用档案管理系统软件，辅助档案管理整理工作材料。

　　3、归档时间

　　（1）文书类文件材料，由形成部门分别收集、整理，交党政办统一编号归档，于次年6月底前完成归档，重大活动档案应在活动结束后2个月内完成归档；属于本街道的发文应挂接电子全文。

　　（2）会计类文件材料，会计档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交综合档案室统一保管。

　　（3）基建类文件材料，在项目竣工验收后三个月内，由建设办人员及时整理、编目，移交档案室。

　　（4）设备类文件材料，由设备采购部门或人员负责在设备开箱验收后，及时登记归档。

　　（5）特殊载体类档案，应随时整理归档。主要包括本街道在重点工作（工程）、重大活动、重要会议等方面直接形成的照片、音（视）频、电子文件，各种奖牌、奖杯、证书、奖章、锦旗、牌匾、书画、印章等， 由相关部门和承办人员负责及时收集整理归档，并移交综合档案室。形成的档案要保持成套性和完整性。

　　（6）其他专业类档案，按条线相关规定执行。

　　二、档案保管制度

　　1、建立档案的登记台账，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年检查、核对一次，做到帐物相符。

　　2、要定期对库藏档案的保管状况进行全面检查清理，对破损、褪变和载体材料不宜长期保存的档案，要及时进行修复、抢救。声像档案要做好防磁、防老化、防粘结等工作。

　　3、设置专用档案库房，并具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫等安全措施，及时更换驱虫药物，定期检查消防器材，保持完整，以备急用。

　　4、档案库房应保持适宜的温湿度，管理人员要根据天气的变化，采取措施及时调节，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。

　　5、存放档案必须有专用柜、架，档案要按类、按序编号排列整齐，排架方法要从左到右，自上而下，便于查找。

　　6、库房实行专人管理，严禁无关人员进入库房

　　7、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

　　三、档案保密制度

　　1、严格执行《档案法》，增强保密意识，严守党和国家机密，确保档案的绝对安全。

　　2、文件及时收发、登记，机要文件妥善保管，随阅随送，防止文件遗失。

　　3、传阅文件严格按传阅范围规定进行。阅文者注意保密，不得将文件带入家中或公共场所或转借他人。

　　4、严格借阅档案制度，对不符合手续一律不予借阅。

　　5、有密级的档案，不得随意摘抄、复印、晒制和照相，确实需要时，须经分管领导同意。

　　6、有密级的档案应妥善保管，档案人员不准利用工作之便，将有密级的档案私自带出，不准与无关人员谈论档案秘密。

　　四、档案借阅制度

　　1、凡借阅、利用档案者，必须逐项填写借阅登记簿和利用效果登记簿。

　　2、查阅档案必须在阅档室，确因工作需要外借的，需经分管领导批准，时间一般不超过十天，到期仍需者，必须办理续借手续。

　　3、借阅档案者必须保护档案，不得转借、遗失、拆卷和损毁档案。严禁在档案原件上划线、圈点、涂改、污损。未经许可，不得摘抄或复制档案。

　　4、室藏档案，原则上不对外借阅。兄弟单位若需借用，须持单位介绍信，并经办公室主任同意。

　　5、机关内部各科室查阅自己职能范围内的档案，填写借阅登记单即可。若借阅其他范围内的档案材料，须经双方分管领导批准。

　　6、对借出后归还的档案，必须逐卷、逐件、逐页检查，发现问题立即报告、处理。

　　五、档案统计、移交制度

　　1、加强档案的统计工作，档案室工作人员负责本单位各种门类档案及其利用的统计工作。

　　2、做好档案台账记录以及各类统计报表，按时完成上级档案部门交办的各种统计上报工作，拟写档案工作情况(如档案数量的增减变化借阅、利用等)统计分析。

　　3、保证统计帐目与实物相符，数字准确，坚持每年核对一次统计数据情况，档案室工作人员对档案库藏量要心中有数。

　　4、档案室应定期移交具有长远保存价值的档案，移交范围和年限按当地档案馆的有关规定执行。

　　5、档案人员工作变动，必须办好档案的清点、移交手续后，才能离开档案工作岗位。

　　六、档案鉴定销毁制度

　　1、档案室应根据《档案法》、国家档案局8号令和上级业务主管部门关于各种门类和载体档案保管期限的规定，制定《西城街道文件材料归档范围和档案保管期限表》。

　　2、凡已到保管期限的档案材料，应重新鉴定其保管价值，提出存销意见，按规定的审批权限和程序报批。

　　3、成立街道档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的党政领导、主管档案工作的办公室主任、档案人员和有关部门人员共同组成，按规定开展鉴定工作，剔出已到（或超过）保管期限的档案材料，并形成鉴定报告。

　　4、销毁档案，要编制销毁清册，经分管领导审核、批准后方能进行。

　　5、销毁档案时要严格执行保密规定，应到指定地点，并由2人以上监销，监销人应在销毁清册上签名。

　　6、经鉴定后仍需继续保存的档案或文件材料，应视情况作相应调整。

　　7、鉴定工作形成的全部文件材料，即鉴定工作的组织安排、报告、销毁清册等一式两份，一份归档为长期保存，一份进入全宗卷管理。

　　七、电子文件归档管理制度

　　1、归档范围

　　凡是反映和记录本街道公务活动，具有查考利用价值的电子文件，及其相关的支持软件和数据，参照国家、省、市现行纸质及其他载体文件的归档范围执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

　　2、归档时间

　　电子文件实行年度归档制度，每年度的电子文件整理合格后，于次年的6月底前将电子文件、相关软件及《归档电子文件登记表》向档案室移交一套，形成部门保存一套备用。

　　3、归档方式

　　电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。归档分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。在开展电子文件归档的初期以物理归档为主。

　　4、电子文件的归档整理

　　（1）归档电子文件按《江苏省归档文件整理规则实施办法》的要求，以件为单位进行整理。

　　（2）归档电子文件应与内容相同的纸质或其他形式载体的文件间建立准确、可靠的标识关系，一般以档号为标识符。

　　（3）归档电子文件按年度——保管期限的方法进行分类，按不同保管期限分别组盘，拷贝到耐久性好的脱机载体上保存，一式两套，一套封存保管，一套借查阅使用。

　　（4）归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录，并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。

　　（5）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。

　　5、电子文件的保管要求

　　归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般要求外，环境温度应控制在17-27℃之间，相对湿度应控制在35-45%范围内，并注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

　　6、电子文件的利用

　　电子文件的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件，利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。

　　7、电子文件的销毁

　　参照国家关于档案鉴定销毁的现行有关规定执行，并确保载体与信息彻底销毁。

　　八、档案分管领导职责

　　1、认真学习、贯彻、落实《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》以及上级有关档案工作的规定、要求，把档案工作列入本街道工作计划内，实行目标管理与岗位责任制相挂钩，建立健全各项档案管理工作制度。

　　2、定期主持召开档案工作会议，听取汇报，研究部署工作，切实解决档案工作中的实际问题，不断提高本街道档案管理工作水平。

　　3、每半年检查一次街道各部门档案管理制度执行情况，严肃纪律，对执行好的部门和个人，给予表扬肯定；对违反或不遵守档案管理制度的部门和个人，进行批评教育。

　　九、档案员（兼职）职责

　　1、认真学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《机关档案工作条例》，并对本街道形成的各类档案载体实行统一管理。

　　2、努力学习档案理论知识，不断提高专业水平和工作能力，主动向领导请示汇报，争取领导和各部门的支持。

　　3、归档材料做到科学规范。分类划分做到准确完整、组卷合理整齐，保证案卷符合质量要求。

　　4、充分发挥档案台账的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确。

　　5、做好档案的统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。

　　6、定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期和重复文件要销毁的应登记造册，经街道主要领导批准后，并由分管领导签字见证，方可销毁。

　　7、严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。

　　8、坚持做好档案室的“八防”工作，措施落实，发现问题及时汇报处理。

　　以上制度，希各党政领导、机关部门在档案的收集、整理、归档过程中严格遵照执行。

　　附件：机关档案材料归档范围和保管期限表

　　中共常州市金坛区西城街道工作委员会       

　　常州市金坛区西城街道办事处

　　2016年6月6日