现将《常州市金坛地方税务局档案管理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。

　　附件：

　　1、《常州市金坛地方税务局文件材料归档范围与文书档案保管期限表》

　　2、《税收资料分类编码表》

　　二〇一二年五月二日

　　 　　常州市金坛地方税务局档案管理办法（试行）

　　第一章 总 则

　　第一条 为加强对我局档案的科学管理，逐步实现档案工作的现代化、规范化、标准化，有效地开发、利用和保护档案信息资源，更好地为税收工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》、《全国税务机关档案管理办法》等法律、法规，结合我局的实际情况，制定本办法。

　　第二条 本办法所称的档案是指本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子信息等不同形式的历史记录。按照载体形式分为纸质档案和非纸质档案，纸质档案从内容上划分，主要包括文书、税收业务、会计、人事、设备、基建等档案；非纸质档案包括声像、电子、实物等档案。

　　第三条 档案管理是税收工作的重要组成部分，是真实客观反映我局历史面貌的一项长期的基础性工作。按照精简、效能、节约、实事求是的原则，实行分级分类管理。各单位和各部门以及全体工作人员都有保护档案的义务。

　　第四条 市局依法对档案工作实行统一领导，成立档案工作领导小组，分管档案工作的领导负责协调全局工作，把档案工作纳入本局工作计划、规划和年度目标管理之中，纳入有关人员职责范围，维护档案的完整与安全。

　　第五条 档案工作的主要任务是：贯彻执行国家档案工作的方针、政策，科学管理档案，积极提供利用，为地税工作服务。

　　第六条  本办法适用于我局各类档案的管理工作。

　　第二章  档案工作体制、机构、人员

　　第七条 市局设立档案室。各分局、稽查局只设资料室，比照档案管理规定，加强管理。

　　第八条 档案室由市局办公室主管，负责对各单位、各部门档案工作进行业务指导和检查，并对市局各类档案实行集中统一管理。业务上接受江苏省常州市地方税务局和市档案局的监督、检查和指导。

　　第九条 市局档案室负责收档文书档案、税收业务档案、会计档案、实物档案、基建档案、设备档案、声像档案和电子档案。

　　第十条 需市局档案室归档的税收业务类档案包括：

　　（一）户管资料在年度终了后，以电子备份形式归档（征管科技科、数据管理科负责提供）；

　　（二）经省市权批准的各税减免审批资料（税政科负责提供）；

　　（三）稽查局检查案卷、各分局日常检查案卷（稽查局、各分局负责提供）；

　　（四）机关业务科室确定的其他需要归档的资料。

　　第十一条 由各分局、稽查局保管的档案：

　　（一） 经市局认定保管期限在10年内的涉税资料，包括：

　　登记管理、申报征收、纳税评估、发票管理、税收日常管理事项、税收优惠、地方税管理、国际税收管理、税收票证统计类、行政处罚类、税务行政许可类、税务听证类、行政复议类、税务行政应诉类、税收保全类、税收强制执行类、纳税担保类、税务行政赔偿类。

　　（二） 各分局、稽查局需保管的其他资料。

　　第十二条 在档案管理过程中，发生税收政策调整，各业务科室应根据有利于方便工作、有利于责任追究、有利于监管，适时提出对档案管理的补充和完善意见。

　　第十三条  《档案法》、国家税务总局涉税资料如有新规定，涉及以上档案管理权限的则作相应调整。

　　第十四条 各单位、各部门应明确一名负责人分管档案工作，同时指定一名政治、业务素质优秀的在编人员为兼职档案员，负责本单位、本部门各类档案资料的收集、整理、归档和保管工作，档案工作人员应保持相对稳定。

　　档案管理人员应热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，掌握档案专业知识和一定的计算机网络技能，熟悉税收业务知识，市局档案管理人员需取得市档案局颁发的上岗证书。档案管理人员职责：

　　（一）认真学习、宣传、贯彻、执行国家有关档案工作的方针、政策、规定以及本局的档案管理制度；

　　（二）监督和指导本单位各档案形成部门做好各类应归档文件材料的收集、整理、归档、保管和移交工作；

　　（三）对接收的各类档案资料进行科学分类、整理、归档和保管，编制档案检索工具，为档案信息资源的开发利用创造条件；

　　（四）做好档案的管理工作，建立档案管理台账，建立健全档案的接收、收集、整理、保管、保密、保护、鉴定、销毁、统计和利用等制度；

　　（五）严格遵守保密制度，确保档案和档案机密的安全。

　　第三章 档案资料的收集、整理和归档

　　第十六条  为保证市局档案的完整、准确、系统，各单位、各部门应加强对日常工作中各种文件资料的收集和整理。各单位收集、整理税收业务档案应使用市局税收文档资料管理系统软件，并按附件二《税收资料分类编码表》，统一编码。

　　第十七条  凡本单位、本部门在各项工作活动中形成的具有保存、查考和利用价值的文字、图表、声像、电子信息等不同形式的历史记录，均属于归档范围。

　　第十八条 各单位、各部门根据“谁产生、谁组件、谁负责”的原则，按照《文件材料归档范围和保管期限表》（见附件）的要求，由文件材料的形成部门收集齐全并整理成件，按有关办法在规定时间内归档管理。任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。规定不得归档的材料，不得擅自归档。

　　第十九条 归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。在工作中形成的文件材料，一律使用钢笔、签字笔或毛笔书写，不得使用圆珠笔和铅笔，并应签全名和时间。传真件如是热敏纸的，应复印后归档。归档的文件资料要做到齐全、完整、准确，手续完备，字迹工整，图样清晰。已破损的文件应予修裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理，去除文件上易腐蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

　　第二十条 档案整理、归档和移交要求：

　　（一）   文书档案：

　　市局各科室形成的发文，于成文之日起7日内移交市局档案室。市局重大会议材料会后5日内移交市局档案室。局党组会、局长碰头会、局务会记录材料于年度终了后7日内移交市局档案室。其余文书材料于翌年5月份之前移交市局综合档案室。

　　（二）征管、税政档案：

　　征管、税政档案收集、整理、装订、归档要求详见《关于印发〈常州市地方税务局税收征管文件档案管理办法〉的通知》（常地税发【2003】59号）。各分局的征管、税政档案一般于年度终了后进行收集、整理，按照管理权限于翌年6月底之前移交市局档案室，其他由各分局资料室自行保管。

　　（三）会计档案：

　　会计档案收集、整理、归档要求详见财政部、国家档案局1998年8月21日下发的《会计档案管理办法》，常州市财政局、常州市档案局1999年二次修订的《常州市会计档案管理手册》），于翌年六月至七月移交市局档案室，其余由各分局资料室自行保管。

　　（四）人事档案：

　　人事档案根据中共中央组织部和国家档案局颁发的《干部档案工作条例》及《干部档案整理工作细则》（1991年4月2日下发，组通字【1991】13号），由人事部门负责收集、整理、归档和保管。

　　（五）稽查案卷档案：

　　稽查案卷档案由稽查局根据《常州市地方税务局稽查局税务稽查文件档案管理办法》（常地税发【2004】106号）负责收集、整理、归档，保管期满2年移交市局档案室，其余由稽查局资料室自行保管。

　　（六）基建档案：

　　基建档案指建筑物、构建物、地上地下管线等基本建设工程在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的科技档案。收集、整理和归档要求详见国家档案局印发的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。应由基建项目负责人指定专人，在基建项目竣工验收后3个月内收集、整理和归档。

　　（七）设备档案：

　　设备档案重点内容是设备购置报批、维修和随机文件材料。设备档案一般按单台（套）设备组织案卷，一台（套）设备可根据科技文件材料的多少，组成一卷或数卷。应由设备使用人或负责购置设备的工作人员，在设备安装、验收合格后7日内收集、整理，15日内移交档案室。属市局购置的设备，档案由市局综合档案室保管；属分局购置的设备，档案由各分局自行保管。

　　（八）声像档案：

　　照片档案一般由底片、照片和文字说明三部分组成。照片应具备主体鲜明、影响清晰、画面完整、未加修建等特点，文字说明应包括拍摄时间、地点、人物、事由、摄影者等内容。

　　数码照片应及时归档并可拷贝至光盘上，每张光盘内的照片应统一编号并设置检索目录表；盘面应贴上符合要求的标签或用记号笔列明所存照片的基本内容、时间、摄影者等。

　　录音、录像档案一般包括磁带和文字说明两部分，形成部门负责填写磁带标签和文字说明，提供有关配套文字材料，保证内容的完整准确。其他有关要求参照国家档案局印发的《照片档案管理规范》和《磁性载体档案管理与保护规范》执行。

　　应由照片拍摄人或摄像拍摄人负责在活动结束后7日内收集、整理和归档完毕，并于三个月内移交档案室。

　　（九）实物档案和有关资料：

　　实物档案包括证书、奖状、奖杯、牌匾、锦旗、其他有关税收工作资料等。实物档案应在当年年底收集、整理和归档完毕。

　　第二十一条 档案移交工作要求：

　　（一）      各单位、各部门必须指定专人全程负责档案移交工作，所需移交的档案须由市局相关业务部门负责人检查确认符合档案收集、整理情况，由市局档案管理人员检查验收，符合规定要求之后，办理移交手续。

　　（二）      各类档案资料移交，需按照固定表式编制档案移交表，打印成A4纸张，一式三份（电子目录同时上报），移交表需经各单位、各部门负责人签批签字。双方按照目录进行档案资料清点交接后，“移交人、接收人、监交人”分别签字，档案移交目录永久存档备查。

　　第四章 档案保管

　　第二十二条 市局根据职责范围、工作任务制订归档工作计划，适时对所需归档材料进行加工整理，防止散乱、丢失和泄密。建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、鉴定和销毁等情况进行统计。每年应对所保存的档案进行一次清点核查，做到账物（卷）相符。

　　第二十三条 根据保存的档案数量，市局应配置相应的档案专用库房、阅档室和档案装具。档案库房容量一般要满足10-20年的存放。档案库房应安装防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫鼠、防霉、防高温、防强光、去湿等设备。

　　第二十四条  各类档案（卷、件）的排列应根据分类方案，按不同类别、不同保管期限和不同载体分别排列，便于库房管理和查找利用。同类档案排列方法应统一，前后保持一致，不可随意改动；类与类档案之间应留有5年的备用位置。档案密集架（柜）实行统一编号。列号、节号按照从左至右的顺序编号，格号按照从上到下的顺序编号。

　　第五章 档案借阅

　　第二十五条 档案管理人员应熟悉室藏档案情况，主动了解档案的利用需求，积极做好档案的提供利用工作。

　　第二十六条 档案室根据利用工作的需要，编制案卷级目录、文件级目录和专题目录、机读目录等检索工具和必要的参考资料。积极开展档案编研工作。

　　第二十七条 建立档案资料借阅制度。档案的查阅、外借、摘抄、复制应认真履行签批、登记手续。设置并填写《档案借阅登记簿》。

　　第二十八条  查（借）阅档案人员必须做到：注意保密，爱护档案，不准涂改、圈点、划线、拆卷、抽页、转借，应及时归还。

　　第六章 档案的鉴定和销毁

　　第二十九条  机构撤销或合并时，市局档案室应及时配合有关部门对档案资料进行全面整理、接收，妥善办理移交或代管手续。

　　第三十条 档案管理人员变动时，应向相关人员移交有关文件资料，办理移交手续。

　　第三十一条 对保管期限已满的档案，应在市局分管领导和办公室负责人的主持下，由档案部门和有关业务单位共同组成鉴定小组，提出存毁意见，经批准后进行销毁。

　　第三十二条  对确无保存价值需要销毁的档案，应登记造册，报分管局领导审批后在指定的时间、地点进行集中销毁。销毁档案时，必须由鉴定小组指定档案管理人员和有关单位、部门的人员负责监督销毁。销毁后，监销人在销毁清单上签字，销毁报告和清单应立卷归档。

　　第七章 附则

　　第三十三条  本办法自2012年1月1日起执行。