依据《江苏省公证机构规范化建设标准》，为进一步加强公证处的内部管理，规范公证员的从业行为，建立规范公证法律服务秩序的长效机制，提高公证的社会公信力。经局党组研究，制定《金坛市公证处内部管理暂行规定》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

　　附：《金坛市公证处内部管理暂行规定》

　　二〇一二年八月十五日

　　金坛市公证处内部管理暂行规定

　　为进一步加强公证处管理，明确工作职责，规范公证程序，保证公证质量，根据《中华人民共和国公证法》及《公证程序规则》，制定本规定。

　　一、公证处主任职责

　　1、主持公证处日常工作，负责内部管理及各项工作目标的完成；

　　2、指导公证人员开展业务工作，审批签发有关的公证文书及文件；

　　3、主持研究、讨论新型、重大、复杂、疑难公证事项；

　　4、组织、指导公证人员开展经常性的职业道德、执业纪律学习，切实增强公证人员的责任意识和执业风险意识，每月政治学习或业务学习活动不得少于二次；

　　5、拓展公证业务，并组织做好公证档案管理工作；

　　6、完成领导交办的其他工作。

　　二、公证办证程序

　　1、接待：由公证员助理接待当事人，告知申办公证事项所需的证明材料，如涉及继承权的公证事项及重大、疑难的公证事项由承办公证员亲自接待，并建立公证员窗口接待轮班制度。

　　2、受理：对当事人申办公证事项所需的证明材料基本齐全，应受理、出具受理通知单，告知当事人按规定缴纳公证费。

　　3、审查：公证员对当事人提供的文件、证明材料进行核实，并视情况进行调查或由当事人补充证明材料。对提供虚、假材料的当事人，公证员可拒绝办证，同时向当事人指出其行为的违法性。

　　4、审批：公证员对所受理的公证事项审查后，应报公证处主任审批，公证处主任根据法律法规及事实证据情况，作出同意、退回补充调查、拒绝等审批意见。

　　5、出证：经审批同意出证的公证书，内勤在确认办证审批程序符合规定、公证费用缴纳的情况下，加盖印章、钢印，当事人凭受理通知单及公证收费发票领取公证书。

　　根据《公证程序规则》规定，本处办证周期为：一般公证事项为三个工作日；较复杂、疑难公证事项为五个工作日；疑难、复杂的公证事项超出五个工作日的，需经公证处主任批准。

　　6、归档：所有发证后的公证材料，都应由公证员助理协助公证员整理、归档。

　　三、公证事项的审核

　　受理公证事项后，由承办公证员亲自分别审查下列内容：

　　1、当事人的人数、身份、申请办理该项公证的资格及相应的权利。

　　2、当事人的意思表示是否真实。

　　3、申请公证的文书内容是否完备，含义是否清晰，签名、印鉴是否完备。

　　4、提供的证明材料是否真实、合法、充分。当事人提供的证明材料，必须由单位、街道派出所等机构出具；没有单位的，应由乡政府、居委会出具，出具证明的单位必须签署“情况属实”的证明内容。对当事人提供的证明材料字迹不一致或内容不清的，应退还当事人重新出具证明，同时进行必要的调查取证。

　　5、申请公证的事项是否真实、合法。

　　四、案件讨论、报告制度   

　　对我处受理的公证事项实行集体讨论制度和交换审查制度，坚持每周一次，周五对卷宗进行互查互签。

　　1、应提交本处集体讨论的公证事项有：在我市影响较大的公证事项；虽有法律依据或相关规定，但不全或相互矛盾；承办公证员与当事人意见有重大分歧、争议的；承办公证员认为应提交集体讨论的；本处主任认为应提交集体讨论的；其他应当集体讨论的。

　　2、公证处讨论案件由主任主持，主任不能主持时，可以委托副主任主持，由承办公证员如实汇报公证事项的具体情况，参加讨论的公证员以各种方式发表的意见，应由专人将不同意见以及最终决定意见如实记录，存入该公证事项卷内。

　　3、对于重大、新型、疑难案件的讨论，可由公证处主任向局分管领导汇报并请其参加，集体讨论的情况和决议结果记录存档。 

　　4、对讨论意见不统一的公证事项，由主任及时向局分管领导汇报，对于不能马上定论的问题，由公证处主任向上级主管部门请示。

　　五、保障公证质量的规定

　　1、全处人员应牢固树立质量意识，确保公证质量，避免错证的发生，严禁办假证。

　　2、公证员要对当事人提供的证明材料进行严格的审查,注重审核证明材料之间的关联性、逻辑性，是否能形成完整的证据链。

　　3、对于重大、新型、疑难案件的公证事项，全处应集体讨论，仍把握不准的，应逐级请示。

　　4、对主要法律事实和法律关系清楚、合法，但一般性的证明材料尚不齐全的，处领导可以作出先行打印公证文书的审批意见，待补全证明材料后，承办人应报告审批人后方可出证。

　　5、凡未经审批或要求补充的证明材料不全即出证的，均为私自出证，由处追究承办公证员的责任。

　　6、承办公证员对公证书证明的事实、适用法律负责。

　　7、办理遗嘱、涉外收养和保全证据、开奖、招投标、拍卖等现场公证，应对该事项及时进行集体讨论，并由两名公证人员共同进行。

　　8、公证卷宗实行自查、互查和检查相结合的公证卷宗评查工作机制，公证卷宗评查量每年不低于年度办证总量的10%（不得低于公证员人均20份），及时总结研判。

　　六、出证审批

　　1、严格执行公证审批制度，我处公证事项审批具体由公证处主任审批（包括民内、经内、涉外公证事项等）。如遇特殊情况，经局领导批准，可由副主任审批。严禁出证后再审批。

　　2、对审批的公证事项，审批人员应以高度的责任心仔细审核、严格把关、杜绝各类差错，防止出现假证、错证以及其他不合格证。

　　3、严格履行审批职责，对公证事项的办证程序、证明材料的审核和法律的适用、证词的表达等方面进行全面审核，严格把关。对办证过程中的错误要坚决指出，并责令整改。对不符合审批要求的公证事项，要坚决拒绝批证。

　　4、审批人员在公证事项审批过程中，如有下列情况不予审批：法律关系不明；询问笔录与调查材料有矛盾未排除；当事人提供的材料与调查材料有矛盾未排除；当事人提供材料之间有矛盾未排除；公证事项与证明不一致；不按规范格式制作的文书和不符合其他规定。

　　七、收费管理

　　1、公证处应当严格执行国家有关法律法规和财政、财务政策规章，建立健全财务、资产管理制度。

　　2、公证员必须严格按规定收取公证费，如确需要减免的，由当事人提交书面申请写明减免理由，经主任同意后，报局领导批准。任何人不得以个人名义保留、留存公证费，不得私自收费或乱收费。

　　3、收费应严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定办理现金收支，当天收取的公证费用必须当天汇到指定银行专户，不得私自截留。第二天必须将相关的缴款及收费票据备查联交至主办会计处审核。

　　八、档案管理

　　1、严格执行国家档案管理及公证业务档案的规定，做好档案管理工作。

　　2、我处公证档案由公证处集中统一管理，内勤具体负责。

　　3、公证文书材料应在公证事项办结后三个月内，由助理公证员协助承办公证员根据有关档案管理规定归档，每一年度结束后及时向档案管理人员移交。

　　4、公证档案的借调和查阅要经公证处主任批准，摘抄或复印必须经主任同意。

　　5、涉及国家机密和个人隐私的公证档案，以及当事人要求保密的公证档案，不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，要提供相关法律证明材料，并须经当事人同意后，由公证处报分管局长批准。

　　6、遵守保密制度，不发生泄密、失密事件。

　　九、公证专用纸管理

　　1、公证专用纸由专人负责保管，单独存放，防止发生失窃和毁损。

　　2、保管员应对领取的公证专用纸进行登记，以备查对。

　　3、办证过程中，因故作废的公证专用纸要收回，并登记备案。

　　4、如发生公证专用纸遗失或失窃事件，应及时报告和说明原因，并在12小时内书面逐级上报。

　　十、执业纪律

　　1、公证处要加强对处内工作人员职业道德和执业纪律教育。对违反职业道德和执业纪律的人员，根据情形，按照相关规定执行。

　　2、公证人员在接待过程中应当穿着公证服装、佩戴公证徽章、使用规范文明用语，不得与当事人发生纷争。

　　3、公证人员不得接受当事人答谢款待、馈赠财物和其他利益。

　　4、公证员不得私自收费或乱收费，不得与公证处发生个人经济往来。

　　5、公证人员工作日中午不准饮酒。

　　本规定自公布之2012年8月15日起执行。原《金坛市公证处内部管理暂行规定》（坛司发〔2011〕1号）自行废止。