《金坛工商局食品流通许可档案管理规范》已经局长办公会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

　　特此通知。

　　二○一○年七月二十八日

　　金坛工商局食品流通许可档案管理规范

　　第一章　总  则

　　第一条　为建立健全食品流通许可档案，规范食品流通许可证的申请、审批与管理，充分发挥档案在食品流通许可管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国食品安全法》和《食品流通许可证管理办法》等有关规定，特制定本规范。

　　第二条 食品流通许可档案是工商行政管理机关许可流通环节经营者从事食品经营以及在对其监督管理工作中直接形成的，具有利用、保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，是工商行政管理机关对食品经营者监督管理的重要依据。

　　第三条 金坛工商局消费者权益保护科负责食品流通许可档案管理工作的监督与指导，各基层工商分局依照本规范负责辖区内食品流通许可档案的建立和管理。

　　第二章　档案的建立

　　 第四条 食品流通许可档案按照“谁发证、谁建档、谁管理”的原则，由基层工商分局统一建立和管理食品流通许可档案，并设置档案室或档案专柜，要严格管理责任，加强规范化管理，明确专人负责，配备专职或兼职管理人员，切实保障档案的完整、真实和安全，防止资料遗失。

　　第五条　食品流通许可档案应按户建档，实行一户一档，一档多卷，建立食品流通许可的书式档案。《食品流通许可证》的变更、注销、撤销、吊销等材料，应当纳入许可档案。

　　第六条　为加强档案的综合应用，食品流通许可档案应由许可审批材料、日常巡查监管材料及相关信用材料组成，并按规定及时整理，分别装订成卷，注明案卷号，装入档案盒。

　　（一）许可档案包括以下材料：

　　1.设立许可材料。《食品流通许可申请书》、负责人及食品管理人员身份证明复印件、健康证复印件、经营场所使用证明复印件、经营设备、工具清单、经营设施空间布局和操作流程审批材料、食品安全管理制度文本、现场核查材料、有关部门批件等材料；

　　2.变更许可材料。《食品流通变更许可申请书》、涉及名称、负责人、经营场所、许可范围（经营项目、经营方式）等登记事项的变更材料、收回的《食品流通许可证》正、副本、有关部门批件等相关材料；

　　3.注（吊）销许可材料。《食品流通注销许可申请书》，收回的《食品流通许可证》正、副本，有关部门批件等材料，涉及吊销许可参照个体、企业档案管理规定；

　　4.其他相关的许可材料。

　　（二）日常巡查监管材料包括：

　　1.涉及食品流通许可范围（食品类别）、食品管理人员、食品贮存场所等变更登记备案材料和食品总经销（总代理）登记备案材料；

　　2.《食品流通许可证》到期，办理延期审批的相关材料；

　　3.《食品流通许可证》或副本遗失申请补办的相关材料；

　　4.食品安全“六查六看”检查及专项检查记录等材料；

　　5.违法违章行为的整改或处理决定及执行情况材料。

　　（三）相关信用管理材料包括：

　　1.食品经营者签订的食品安全责任书或承诺书；

　　2.食品经营负责人及食品管理人员先进事迹记载和表彰奖励决定；

　　3.获得食品安全示范店及其他荣誉的证明材料；

　　4.具有保存价值的其他材料。

　　第七条 档案装订顺序和要求：

　　（一）设置档案封面，按食品流通许可设立、变更、注销、吊销、巡查监管、信用管理等类别设定；

　　（二）将“提交食品流通许可﹡﹡的文件”（二版软件自动生成）作为流通许可档案卷宗首页，并在提交文件类的末行自行手工添加“其他”，将“现场核查表、审核情况表、审核意见表、准予许可通知书”统一放在“其他”类，按目录顺序依次填写页数，涉及变更、注销、吊销、巡查监管、信用管理等分别按序整理装订归档；

　　（三）归档的书式材料一般采用A4纸张规格，应符合档案管理要求；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸张加衬边；纸面过大的材料，应按卷宗大小折叠整齐；

　　（四）归档材料原则上要求是原件，如原件作为档案保存有困难的，审查人员在核对无误的情况下，应由申报人在复印件上注明“此件与原件一致”的签名承诺。

　　第八条　在移交档案时，必须以整理立卷好的首页为“提交食品流通许可﹡﹡的文件”的卷宗和食品流通许可归档单（二版软件自动生成）一一对应进行移交，档案管理人员在接收档案时，检查案卷内容，符合要求的予以接收，并办理档案移交手续；对不符合要求的，档案管理人员不予接收。

　　第九条　档案编号的设置，采用一户一档一编号。将食品流通许可证号作为档案号，各基层分局按档案号从小到大顺序依次归档上架。档案管理人员应填写检索卡片和档案目录登记簿，便于快速查找。 

　　第十条　根据食品经营的运行状况，对食品流通许可设立、变更、注销、吊销等档案材料实行分类管理。

　　（一）对食品经营正常的经营户，其食品流通许可材料，实行一户一档。要求：编写页码，用不锈钢钉装订，使用2cm档案盒装盒，贴绿色标签，标签上的档案号等应统一使用计算机打印；涉及许可变更、巡查监管、信用管理等材料，要求及时归入该户档案；

　　（二）对办理注销登记的，实行五户一档。拆除小盒，单户装订，使用5cm档案盒，5户装一盒，贴黄色标签，并建立食品流通注销档案检索系统；

　　（三）对被吊销食品流通许可证的，实行五户一档。拆除小盒，单户装订，使用5cm档案盒，5户装一盒，贴蓝色标签。将被吊销食品流通许可证的“行政处罚决定书” 以及吊销过程中的历次公告和在吊销过程中形成的相关材料一并归入该档案，装订保存。

　　第三章　档案的管理

　　第十一条　食品流通许可档案为永久性保管档案。

　　第十二条　档案管理人员应熟悉食品流通许可业务和档案管理业务，要有高度的责任感。档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案的移交工作，办理移交手续。

　　第十三条　食品流通许可档案要有专门装具，并应有防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防光（紫外钱）、防尘等设施。食品流通许可被注销或吊销后，对其档案应定期进行安全检查，严禁个人擅自销毁。

　　第十四条  建立档案保管、档案利用、档案管理人员职责等制度。

　　第十五条　食品流通许可档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，并作记录。对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向领导汇报，并积极查找，写出处理报告。

　　第十六条　食品流通许可档案迁入、迁出时，应按有关制度规定，由市局档案室监督办理转接手续。档案交接应由双方基层分局档案管理人员或委托本单位人员办理，不得接受相关食品流通许可被申请人到迁出单位调档，以免档案遗失或损毁。

　　第十七条　积极采用现代化的管理方法，逐步实现食品流通许可档案的计算机管理，以提高档案的管理水平和利用效率。

　　第四章 档案的利用

　　第十八条　档案管理人员应严格执行保密制度，借阅、抄录、携带、复制档案资料的，依照法律、法规及国家工商行政管理总局有关规定执行。任何单位和个人不得修改、涂抹、标注、损毁档案资料。对违反档案借阅制度，擅自修改涂抹、标注、抄录、转借、复印、抽调、销毁档案内容的，将按有关法律法规严肃处理，并追究责任。　

　　第十九条　基层工商分局档案管理人员要做好档案查询相关工作的登记。

　　工商行政管理机关内部人员因工作需要借阅或打（复）印有关食品流通许可档案材料的，需事先填报档案借阅审批单或档案材料复制审批单（详见附件），经所在科室或基层工商分局领导签字同意后，基层工商分局档案室方可为其提供服务。借阅的档案应在5天内归还基层工商分局档案室，如因特殊情况到期不能归还的，应按规定到基层工商分局档案室办理续借手续。借阅档案应予妥善保管，不能涂改或拆取、标注、调换材料，更不能损毁、遗失档案。所借档案不得私自转借他人，更不得擅自借给外部人员传阅和复印。

　　第二十条　未经档案存放地工商行政管理机关授权和批准，任何单位和个人无权公布食品流通许可档案材料的内容。

　　第五章　附则

　　第二十一条　本规范自发布之日起实施。