《金坛工商局外商投资企业监管档案管理规范》已经局长办公会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

　　特此通知。

　　二○一○年七月一日

　　金坛工商局外商投资企业监管档案管理规范

　　第一章  总  则

　　 第一条 为加强外商投资企业及其分支机构（以下简称外资企业）的档案管理，充分发挥档案在监督管理工作中的作用，有效地保护和利用档案，维护企业的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关外商投资企业的法律、法规，特制定本规范。

　　第二条 本规范所指外资企业包括：中外合资经营企业、中外合作经营企业、外资企业、外商投资合伙企业。
    第三条 外商投资企业监管档案是指各级工商行政管理部门在对外资企业设立以来依法履行监督管理职责工作中直接形成的，具有利用、保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
    第四条 金坛工商局登记注册科负责外资企业档案管理工作的监督与指导，金坛工商局各基层工商分局依照本规范负责辖区内外资企业监管档案的建立和管理。

　　第二章  档案的形成

　　 第五条 外资企业监管档案由基层工商分局设置档案室和档案存放专柜，统一建立和管理其管辖区域内的外资企业监管档案，基层工商分局外资专管员具体负责，防止外资企业档案遗失。

　　第六条 基层工商分局应当建立健全外资企业监管材料归档制度，对监管材料的归档要求、范围、时间、质量、程序等做出具体规定，确保归档材料齐全、完整、准确、系统。
    第七条 外资企业监管档案，应依照外资监管台账按户建档，按台账索引号排序，实行一户一档，五户一盒。

　　第八条 外资企业监管档案主要由企业基本信息、日常监督管理材料、退出督查等组成。

　　（一）企业基本信息：指二版软件系统的企业电子基本信息。企业基本信息使用打印件存档。

　　（二）日常监督管理材料：指对企业日常监督管理中形成的各类材（资）料。包括新设企业六个月内回访、出资期限到期前30内出资提醒通知书、违法企业责令改正通知书、对责令改正期限届满的市场主体检查材料、警示或年检中要求实地检查的检查记录、重热点行业监督检查、上级布置的专项检查材料及检查过程中形成的现场笔录、涉案企业调查终结报告及行政处罚决定书、吊销企业“行政处罚决定书”等。

　　（三）退出督查材料：指对已办理清算组备案、营业期限届满未延续、依法被吊销营业执照或依法撤销、撤回设立登记等符合《企业退出督查制度》第四条情形的企业实施检查形成的材（资）料。

　　第九条 基层工商分局外资专管员应于每月20日到注册科领取由科室履行监管职责过程中形成的外资企业监管材料复印件。

　　第十条 基层工商分局相关业务负责人，应将在对外资企业实施监管工作中形成的具有保存价值的文件材料及时、完整地移交所在基层工商分局外资专管员归档。
    第十一条 外资专管员须及时将外资企业日常监督管理材料予以保存到外资企业监管台账，并于次月1日之前归档。
    第十二条 外资企业监督管理材料归档要求：

　　（一）外资监管档案文件目录（见附件1）

　　（二）外资企业基本信息

　　（三）归档的文件所使用的书写材料、纸张应符合档案保护要求。

　　（四）归档的文件材料必须是办理完毕、齐全完整、具有保存价值的材（资）料。

　　（五）基层工商分局主办的文件，必须归档保存原件，确无原件的，须在备考表中予以说明。

　　（六）已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

　　（七）监管材料实行一户一档。使用统一档案夹保存，并五户装一盒，在侧面上方粘贴印有“外资监管”标志的红色标签。

　　第三章  档案的利用

　　第十三条 基层工商分局外资专管员要做好外资企业监管档案查询相关工作的登记。（档案查询登记表见附件2）

　　工商行政管理机关内部人员因工作需要借阅或复印有关外资企业监管档案材料的，需事先填报档案借阅审批单或档案材料复制审批单（见附件3、4），经档案所在地基层工商分局局长签字同意。借阅的档案应在5日内归还基层工商分局档案室，如因特殊情况到期不能归还的，应按规定到基层工商分局档案室办理续借手续。借阅档案应予妥善保管，不能涂改、抽取、标注、调换材料，更不能损毁、遗失档案。所借档案不得私自转借他人，更不得擅自借给外部人员传阅和复印。

　　第四章  档案的管理

　　第十四条 外资企业监管档案要妥善保管。基层工商分局档案室要有防盗、防潮、放虫、防火等安全保管设施。

　　第十五条 基层工商分局外资企业监管档案管理工作要严格遵守金坛工商局档案保管、档案利用、档案管理人员职责等制度。

　　第十六条 外资企业在金坛辖区内因住所变更导致管辖区域发生变化，由原辖区工商分局外资专管员将企业监管档案移送企业变更后所在地基层工商分局外资专管员，填写档案材料移交表（见附件5）由双方外资专管员和分局局长签字确认。

　　第十七条 外资企业因迁出、依法注销或因违法被吊销，按原顺序保存档案并在外资企业监管台账上做出标注。
    第十八条 外资专管人员应在调动工作、退休或其他原因离开工作岗位之前，办好档案的移交手续。

　　第十九条 外资企业监管档案保管期限等同外资企业档案保管期限。                

　　第五章　 附　则

　　第二十条 本规范自发布之日起实施。