金坛工商局个体工商户档案管理工作规范
第一章 总则
第一条 为了更好地发挥档案在个体工商户管理工作中的作用，促进金坛工商局个体工商户档案管理工作的有序开展，根据《个体工商户档案管理暂行办法》和档案管理的有关规定，制定本操作规范。
第二条 个体工商户档案是工商行政管理机关在对个体工商户登记和监督管理工作中直接形成的有查考价值的各种文件、证件、照片、音像等历史记录，是工商行政管理机关对个体工商户监督管理的重要依据。
第三条 金坛工商局办公室负责个体工商户档案管理工作的监督与指导，金坛工商局各基层工商分局依照本操作规范管理个体工商户的档案。
第二章 档案的建立
第四条 个体工商户档案实施一级建档。由基层工商分局设置档案室和档案存放专柜，统一建立和管理其管辖区域内的个体工商户档案，基层工商分局档案要明确专人负责，实施个体工商户档案管理责任制，防止个体工商户档案资料遗失。
第五条 个体工商户的档案，应按户建档，按注册号排序，实行一户一档。
第六条 个体工商户档案由登记资料、日常监督管理资料及其它有关资料组成。
登记资料包括：
（一）开业登记材料。指设立申请书、经营者身份证明、经营场地使用证明、有关部门批件等相关材料；
（二）变更登记材料。指变更申请书、收回的营业执照及其副本、有关部门批件等相关材料；
（三）停、歇业登记材料。指注销申请书、收回的营业执照及其副本等相关材料；
（四）其它与登记业务相关的材料。
日常监督管理资料包括：
（一）验照、换照过程中形成的所有材料；
（二）先进事迹记载和表彰奖励决定；
（三）县级以上党代表大会的代表、人大代表、政协委员及社会团体委员的资格凭证；
（四）违章、违法行为的处理决定及执行情况的记录；
（五）停业整顿、吊销营业执照等有关材料。
第七条 基层工商分局相关业务责任人，在对个体工商户进行登记和日常监督管理工作中，应将形成的有关材料及时、完整地移交给所在基层工商分局档案室归档。
第八条 基层工商分局档案管理人员在接收档案时，要检查案卷内容，符合要求的予以接收，并办理档案移交手续。
第九条 基层工商分局档案管理人员接收档案后，应按个体工商户换号后的新注册号排序，按顺序归档。档案材料的托裱、案卷页号编写、材料折叠、卷内目录的填写、档案标签的填写及案卷封面和封底的填写等要求，在金坛工商局办公室的指导和监督下统一制作和装订。
（一）对新设立的个体工商户材料，实行一户一档。要求：编写页码，用不锈钢钉装订，使用2cm档案盒装盒，贴红色标签；
（二）对变更登记和日常监督管理等材料。要求：及时归入该户档案；
（三）对注销登记的个体工商户材料及时装订保存，按年度归档。要求：拆除小盒，单户装订，使用5cm档案盒，5户装一盒，贴黄色标签；
（四）对被吊销的个体工商户。要求：1.需将被吊销个体户的“行政处罚决定书”归入该个体户的档案，并装订保存，按年度归档。要求：拆除小盒，单户装订，使用5cm档案盒，5户装一盒，贴蓝色标签。2.基层工商分局应将吊销过程中的历次公告和在吊销过程中形成的相关材料，按照金坛工商局办公室的统一指导标准，按年度装订后，移交金坛工商局档案室统一归档。
第三章 档案的利用
第十条 基层工商分局档案管理人员应严格执行保密制度。个体工商户档案的信息披露，可参照《江苏省工商行政管理系统经济户口管理办法》中的第五章“经济户口信息披露”的相关条款执行。
第十一条 基层工商分局档案管理人员要做好档案查询相关工作的登记。（档案查询登记表详见附件3）
（一）工商行政管理机关内部人员因工作需要借阅或打（复）印有关个体户档案材料的，需事先填报档案借阅审批单或档案材料复制审批单（详见附件4、5），经所在科室或基层工商分局领导签字同意后，基层工商分局档案室方可为其提供服务。借阅的档案应在5天内归还基层工商分局档案室，如因特殊情况到期不能归还的，应按规定到基层工商分局档案室办理续借手续。借阅档案应予妥善保管，不能涂改或拆取、标注、调换材料，更不能损毁、遗失档案。所借档案不得私自转借他人，更不得擅自借给外部人员传阅和复印。
（二）法院、检察院、纪检、监察、公安、审计机关、律师以及政府特许的征信机构持单位介绍信（或律师证件），个体工商户本人及其它有权查阅人持相关证明，需要在基层工商分局档案室打（复）印有关个体户档案材料的，需事先填报档案材料复制审批单（详见附件5），经档案所在地基层工商分局局长签字同意，方可为其提供服务。
查询档案应交付查询成本费，按苏价费（1998）103号精神，统一收费标准（公、检、法和工商行政管理机关查档另行规定）。工商行政管理机关内部人员不得以各种名义，要求基层工商分局档案管理人员为其熟人或亲朋好友的查档提供免费服务。
第十二条 对违反档案借阅制度，擅自修改涂抹、标注、抄录、转借、复印、抽调、销毁档案内容的，将按有关法律法规严肃处理，并追究责任。
第四章 档案的管理
第十三条 个体工商户的档案要妥善保管。基层工商分局档案室要有防盗、防潮、防虫、防火等安全保管设施。
个体工商户被注销登记或吊销营业执照后，对其档案应定期进行安全检查，严禁个人擅自销毁。
第十四条 基层工商分局档案管理工作要严格遵守金坛工商局档案保管、档案利用、档案管理人员职责等制度。
第十五条 基层工商分局档案室对需要移交的个体工商户档案，应当依照国家档案法和有关规定，及时办理移交手续。
个体工商户档案转进、转出时，应按有关制度规定，由金坛工商局档案室监督办理转接手续。除由双方基层工商分局经办人签字外，还应由双方基层工商分局档案管理人员签字，并加盖档案转进（出）专用章（详见附件7），同时根据移交材料的类别分别填写卷数和页数。档案交接应由双方基层分局档案管理人员或委托本单位人员办理，不得接受相关个体户本人到迁出单位调档，以免档案遗失或损毁。
第五章 档案的保管期限
第十六条 保管期限从个体工商户注销登记和吊销营业执照之日起，分为永久、长期、短期。
（一）永久性档案保管期在50年以上。具备下列条件之一者，应列入永久性保存档案：
1.生产在全国或国际上有声望的名、优、特产品的个体工商户；
2.获得国家、国际发明奖或取得专利的个体工商户；
3.年创汇额在50万元以上的个体工商户；
4.户注册资金20万元以上或是当地户均注册资金50倍以上的个体工商户；
5.年营业额达50万元以上或是当地户均年营业额50倍以上的个体工商户；
6.工商行政管理机关和档案管理机关认为有必要作为永久性保存的档案。
（二）长期性档案保存期为16－50年。具体下列条件之一者应列入长期性保存档案：
1.户注册资金10万元以上或是当地户均注册资金20倍以上的个体工商户；
2.年营业额或收入连续三年超过20万元或达到当地同行业年户均营业额30倍以上的个体工商户；
3.县级以上党代表大会的代表、人大代表、政协委员和社会团体的委员或连续三年受县级以上单位表彰的先进人物；
4.工商行政管理机关和档案管理机关认为应长期保存的档案。
（三）除永久、长期保存的档案外，均为短期保存档案。短期档案保存期在15年内。
第十七条 短期档案的保存、销毁时间，由金坛工商局和金坛市档案局协商确定。
第十八条 销毁档案时，要有登记目录。登记目录作为永久保存的档案予以保管。
销毁档案要依照档案管理部门的有关规定执行。
第十九条 基层工商分局档案管理人员对档案的建立、移交和销毁情况按年度进行统计。为了方便、有效地利用个体工商户档案信息资源，基层工商分局应按规定建立、健全个体工商户档案登记台账（档案台账样式详见附件8），个体工商户名称变更、注（吊）销、迁移等信息均应及时登记在册，以便检索和利用。
第六章 附则
第二十条 本操作规范自发布之日起实施。
附件：
1.档案保管制度
2.档案利用制度
3.档案管理人员岗位职责
4.档案借阅审批单
5.档案材料复制审批单
6.金坛工商局档案查询登记表
7.档案转进（出）专用章
8.个体户登记案卷目录
附件1：
档案保管制度
1.根据本机关形成的档案情况，配备相应的档案专用库房和密集架、空调等保管和防护设施，具有防盗、防火、除湿、防高温等功能，并做到办公、阅档、库房三分开。
2.定时记录库内温度、湿度情况，尽量把库房温湿度控制在国家规定的标准范围内。
3.建立全宗卷，定期组织人员检查各类档案的保管情况，发现问题及时处理，杜绝霉变、尘污、虫蛀、鼠咬等现象，确保档案安全。
4.库内档案分类存放，排列有序，并制作档案存放示意图，具体显示各类档案的存放位置。
5.档案库房和整理室钥匙由专人负责保管，非档案管理人员不得入内，管理人员离开时应随手锁门。
6.档案库房、阅档室、办公室经常保持卫生整洁，不堆放杂物，并严禁烟火。
附件2：
档案利用制度
1.本机关内部科、室因工作需要查阅档案，可到综合档案室办理有关手续后进行查询；查询企业登记电子档案时，如需打印有关材料，须报分管局长批准。
2.各科、室因工作需要借用档案时，须办理借阅手续；所借档案不得转借，也不得给无关人员查询或复印；档案须在一星期内归还档案室；如需延长借阅期，应经档案室负责人许可。
3.外单位因工作需要来本局查询档案时，须持本单位介绍信及本人有效证件。律师代理诉讼活动前来查档时，须按规定出示法院立案证明和律师证件。无立案证明的，只能在限定的范围内查档。查档流程如下：查档人员→咨询中心（查档人员证件审查）→有关职能科室（办理审批手续）→综合档案室。
4.机关机密档案在一般情况下不得查阅，如因特殊情况需要查档，不论本系统内外，一律报分管局长签字同意方可。
5.查询或借用各类档案或资料时，任何人不得修改、涂抹、拆取、标注、损毁档案，档案人员在查档或收回借出档案后，应进行检查核对，一经发现上述情况，将按有关规定予以严肃处理。在电子档案查询过程中，查档人员不得损坏电子查询设备，否则应照价赔偿。
6.查询、复制档案时，外来查档人员应按有关规定交纳查询费和复印（打印）费（公、检、法等机关免收档案查询费）。查档者不得利用从本机关获得的档案资料进行有偿服务活动，也不得擅自将其公布于众。
7.为提高档案利用服务工作质量，进一步提高档案利用效果，查档者在档案查询结束后，应配合档案部门填写《档案利用效果登记表》，以便不断改进档案利用工作。
附件3：
档案管理人员岗位职责
1.认真学习和贯彻执行档案管理法律、法规及规章制度，努力掌握档案管理专业知识和技术，不断提高档案管理水平。
2.督促各职能处室做好应归档文件材料的收集、归档工作，努力提高案卷质量。
3.做好档案接收、保管、移交、统计等基础工作，熟悉库内各类档案存放和保管情况。
4.做好档案防护工作，确保档案安全。
5.根据档案利用的需要，编制各类档案检索工具，查档时能迅速准确地找到所需的档案资料，为查档者提供优质服务。
6.严格遵守档案保密制度，不泄露档案中的保密内容，不擅自扩大档案利用范围，确保档案机密的安全。
7.档案管理人员离岗时，必须办好档案、台账等交接手续。
附件4：
档案借阅审批单
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借阅部门
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借档经手人
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借档日期
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案卷题名
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档号
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拟还档日期
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案卷题名
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档号
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档号
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档号
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卷数
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借档
目的
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借档部门
领导签名
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档案室经
办人签名
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还档
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还档人
签 名
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档案室经
办人签名
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附件5：
档案材料复制审批单
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所属部门
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要求复制人
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材料复制日期
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复制文件题名
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复制文件题名
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复制文件题名
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部门领
导签名
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档案室经办人签名
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备 注
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附件6：
金坛工商局档案查询登记表
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阅档人签字
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备注
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附件7：
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档案转进（出）专用章
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开业
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监管
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变更
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注销
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卷 页
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移交人：
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接收人：
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交接日期： 年 月 日
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国务院
常州市人民政府