为进一步依法做好我局的档案工作，规范档案管理，更好地利用和开发我局的档案资源。特制订有关职责和制度如下，望各部门在档案的收集、整理、归档中认真执行。

      一、分管领导职责

     （一）认真学习、贯彻、落实《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》以及上级有关档案工作的规定、要求，把档案工作列入本单位工作计划内，实行目标管理与岗位责任制相挂钩，建立健全各项档案管理工作制度。

     （二）定期主持召开档案工作会议，听取汇报，研究部署工作，切实解决档案工作中的实际问题，不断提高本单位档案管理工作水平。

     （三）每季度检查一次我局各职能部门档案管理制度执行情况，严肃纪律，对执行好的部门和个人，给予表扬和奖励；对违反或不遵守档案管理制度的部门和个人，进行批评教育。

      二、档案员职责

     （一）认真学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《机关档案工作条例》并对本单位形成的各类档案载体实行统一管理。

     （二）努力学习档案理论知识，不断提高本专业水平和工作能力，主动向领导请示汇报，争取领导和各职能部门的支持。

     （三）归档材料做到科学规范。分类划分做到准确完整、组卷合理整齐，保证案卷符合质量要求。

     （四）充分发挥档案台账的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确。

     （五）做好档案的统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。

     （六）定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期和重复文件要销毁的应造清册，经本机关领导批准后，签字见证方可销毁。

     （七）严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。

     （八）坚持做好库房的“七防”工作，措施落实，发现问题及时汇报处理。

     三、档案立卷、归档制度

    （一）本局档案实行统一管理的原则，各职能部门形成的文件资料，由兼职档案员负责收集、整理后交档案员立卷归档，任何部门或个人不得私自保留文件资料。

    （二）凡属归档范围内的文件、资料、图像、设备要按时收集、整理，不得散失。其中：文书类文件材料一般按年度归档整理，随办随归；基建类文件材料在项目竣工验收后整理归档；设备类文件材料在设备开箱验收后及时整理归档；声像类和实物类材料随时整理归档；电子文件一般在办理完毕后三个月内整理归档。形成的档案要保持成套性和完整性。

    （三）本局每年形成的档案，根据年度清理。其归档方法是进行分类、鉴定、组卷、归档、编目、排列和科学的保管。

    （四）凡属归档的文件要符合文件载体格式和书写标准，严禁使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水，一律用蓝黑或碳素墨水。

    （五）为了便于对档案的查找利用，可编制备查案卷，以减少对正本档案的磨损。

    四、档案统计、鉴定销毁制度

    （一）对档案的进库、出库、要及时做好统计工作，按时填报档案室基础情况统计表。

    （二）凡属归档范围的文件材料，必须按保管期限进行分类划分组卷，确保案卷质量数量。

    （三）凡已到保管期限的档案材料，应重新鉴定其保管价值，提出存销意见，按规定的审批权限和程序报批。

    （四）经批准销毁的档案材料，应编造清册，审批手续完备后，指定监销人，方可销毁。

    五、档案保密制度

    （一）严格遵守《档案法》，保守党和国家秘密，维护档案资料的安全。

    （二）文件及时收发、登记，机要登记文件妥善保管，随阅随送，防止文件遗失。

    （三）传阅文件严格按传阅范围规定进行。阅文者注意保密，不得将文件带入家中或公共场所或转借他人。

    （四）严格借阅档案制度，对不符合手续一律不予借阅。

    （五）凡涉及秘密事项的，不在普通电话、信件、电报中传递，做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该记录的不记录。

     六、档案借阅制度

    （一）借阅档案者必须按规定办理登记手续，按所要查阅的内容，由档案员负责查找，禁止查阅人员自行翻找。

    （二）档案材料未经分管领导许可不得外借，借出的档案要限期归还，查阅人员未经许可不得摘录、翻印，确因要摘录、翻印的必须经领导批准。

    （三）查阅人员必须爱护档案材料，不得在案卷上涂改、圈点、划线，以及拆换、裁剪等有损档案的行为。

    （四）档案归还时，档案员必须认真检查案卷有否缺换等情况，并及时做好借阅注销登记。

    （五）积极开展档案利用工作，查阅、借阅档案者必须填写档案利用效果登记表，写明利用目的和效果。

    七、档案库房管理制度

    （一）档案库房是机要重地，确保安全，防止泄密，非档案人员不得擅自入内。

    （二）档案库房是存放本局档案资料的专用库房，库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

    （三）库房内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等实施，及时更换驱虫药物，定期检查消防器材，保持完整，以备急用。

    （四）库房里柜厨要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。

    （五）档案人员每天按时记录库房内的温湿度，随时掌握温湿度变化。

    （六）对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。